Een crisisplan dat een organogram bevat van de crisisorganisatie en de verschillende procedures die gevolgd moeten worden tijdens een crisis? Nee? Dan geef ik in het kort een aantal belangrijke aandachtspunten die cruciaal zijn bij de start.
Waarom is dat nodig?
Externe situaties kunnen ten grondslag liggen aan een bedrijfscrisis. Ook interne situaties kunnen hiertoe leiden. Het kunnen onvoorspelbare, maar ook voorspelbare gebeurtenissen zijn. Ze zijn of incident- of probleemgestuurd. Meer gespecificeerd, kunnen de oorzaken liggen in bijvoorbeeld product gerelateerd, financiën, personeelsproblemen, slecht bedrijfsbeleid, overlijden bestuurder, anticampagne, enz. Dit is per bedrijf en situatie verschillend, zodat er niet één methode is als oplossing. Het is dus maatwerk. De schade aan de reputatie kan enorm zijn.
Risico
Nog teveel bedrijven hebben geen crisisplan, ook crisiscommunicatieplan of crisisbeheerplan genoemd. Als uw bedrijf nog geen geïntegreerde aanpak van crisiscommunicatie heeft, is dit nu het moment om dat te starten. De meeste bestuurders achten een crisisplan immers van belang, maar de bedrijven die dit niet hebben, lopen een groot risico. Bedrijven wachten vaak, vooral de kleinere bedrijven, tot zich een probleem voordoet. Dat kost achteraf altijd meer geld, dan dat men dit vooraf uitwerkt.
Maar er is ook scepsis. Een derde van de bestuurders twijfelt of een crisisplan in de praktijk ook werkt. Dit is fnuikend voor het plan en voor degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Dit vraagt om goed te worden besproken.
Kwetsbaarheid
Doe een gedetailleerd onderzoek naar de kwetsbare delen van het bedrijf. Breng dat goed in kaart. Dit is het uitgangspunt van de verdere opbouw. Schenk met name aandacht het internet en de sociale media. Deze twee factoren hebben tegenwoordig meer en sneller invloed op her reilen en zeilen van het bedrijf.
Crisisteam
Op voorhand een speciaal crisisteam samenstellen is primair. Dit bestaat o.a. uit de CEO, CFO, PR-manager, HR-manager en een commissaris. Is het team opgericht, dan moet worden vastgesteld wie de woordvoerder van het bedrijf is, hoe hij/zij aan relevante informatie komt ten tijde van een crisis en hoe verhoudt zich dat met het bedrijfsbeleid.
Crisis in aantocht
Soms is het voorspelbaar, dat er een crisis zit aan te komen. Ook daar moet het crisisplan in voorzien. Dat is een iets andere benadering, maar even belangrijk. Leg dit terdege vast.
Controle vooraf
Controle heeft ook een preventieve factor in zich. Wachten tot een crisis zich voordoet is één, maar twee is een crisis zien aankomen en daar juist op inspelen. Het tijdig onderkennen daarvan kan escalatie voorkomen.
Interne communicatie
In het crisisplan moet ook aandacht zijn voor de interne communicatie met alle personen in het bedrijf. Tijdens een crisis moet iedereen in het bedrijf de situatie begrijpen en moet het crisisteam hen volledig informeren wat er van hen wordt verwacht.
Specifieke communicatie
De boodschap intern en extern moet in ieder geval consistent zijn. Verwoord heel goed wat je als bedrijf kwijt wilt. Dat kan voor de verschillende groepen als medewerkers, social media, toeleveringsbedrijven verschillend zijn.
Snelheid van communicatie
Weet dat het snel en correct communiceren de mogelijkheid biedt om de schade door een crisis tot een minimum te beperken en deze zelfs te gebruiken als een kans om de reputatie van het bedrijf te verbeteren.
Crisisplan maken
Een crisisplan komt op papier en is ook digitaal te benaderen. Dit geeft een houvast in de praktijk. Een dreigingsanalyse maakt duidelijk wat het grootste risico is en wordt er een crisisplan op maat gemaakt. Het kort en bondig geschreven crisisplan beschrijft hoe de crisisorganisatie is ingericht en te werk gaat. Het crisisplan is dus een compact naslagwerk ten tijde dat er geen dreiging is. In tijden van crisis heb je niets aan volledig uitgeschreven procedures; daar is geen tijd voor. Er moet snel worden gehandeld. Vergeet niet om bij wijzigingen in het bedrijf er ook moet worden gekeken naar het crisisplan.
