Vragen stellen wij allemaal. Veelal zonder er goed over na te denken over de formulering ervan. In de privésfeer is het meestal niet zo van groot belang als de vraag niet goed is doordacht. Als de andere partij het niet begrijpt, stel je de vraag opnieuw of anders. In de zakelijke omgeving ligt dit anders. Daar wordt bewust meer aandacht aan de vraag gegeven. Hier mogen geen onduidelijkheden bestaan. Dat kan irritaties opwekken, meer tijd kosten om de weer op het juiste spoor te komen of het imago wordt aangetast. En in de juridische omgeving kan het van levensbelang zijn.
Maar wat moet je doen om een vraag juist te formuleren? Met welke aspecten moet ik vooraf rekening houden?
Nuance aanbrengen in de vraag
Zet de antwoordgever op het door jou gewenste spoor. Je stelt de vraag waarop je antwoord wilt, maar verwerk ook een nuance in de vraag bijvoorbeeld “welke andere oplossing zou er kunnen zijn, om tot hetzelfde resultaat te komen?”.
Gevolgen
Zet de antwoordgever ter plekke aan het denken door te vragen als een cruciaal element in dat proces niet langer beschikbaar is.
Oplossingsrichting aangeven
Laat de antwoordgever direct antwoord geven over de vraag wat zijn/haar voorstel is om op dit moment gezamenlijk te kunnen uitvoeren.
Duidelijkheid doelstellingen
Doelstellingen worden doorgaans kort geformuleerd aan de toehoorders. Het uitgangspunt hierbij is, dat men dat dan beter kan onthouden. De antwoordgever is dus niet gefocust op de vraag om meer duidelijkheid te verschaffen over de doelstellingen en de onderlinge verbindingen die daaruit voortvloeien.
Nieuwe oplossingen vragen
Elke oplossing heeft voor- en nadelen. Wat als de nadelen nogal in het oog springen? Wordt daar voldoende op ingegaan? Vraag de antwoordgever naar dit probleem en vraag naar andere oplossingen.
Keuze vragen
Als er tijdens de voorlichting keuze aan de orde zijn, stel dan aan de antwoordgever de directe vraag voor welke keuze hij/zij voor project A of B zou kiezen?
Open vragen die de antwoordgever direct en indirect aan het denken zet. Als antwoordgevers een opmerking maken, waardeer die dan, zodat zij op dat onderwerp vanzelf verder spreken en jij tussendoor weer de juiste vragen kunt stellen. Train jezelf door dit soort vragen je eigen te maken, zodat je ze op het juiste moment die kunt stellen. Alleen door vragen te stellen wordt kennis adequaat verzameld.
