Een PowerPoint-presentatie is nog steeds een geliefd middel om een presentatie te ondersteunen. Helaas komt het nog vaak voor, dat er of teveel of teweinig op een sheet staat. Ook de volgorde is zeer belangrijk voor het mondelinge verhaal. Vandaar dat hier tips worden gegeven om een perfecte presentatie te geven.
1 – Kleding
Jouw publiek oordeelt binnen enkele seconden wie je zou kunnen zijn. Het is dus belangrijk, dat die eerste indruk goed is. Kleed je dus correct aan en desnoods aangepast aan het publiek. Tachtig procent van de vooroordelen zijn gebaseerd op uitstraling en competenties.
2 – Openingssheet
Die moet direct pakkend zijn. De deelnemers aan de presentatie moeten aan het denken worden gezet. Een kernboodschap met eventueel een foto, een citaat of een actualiteit trekt direct de aandacht.
Dus begin het eerste sheet niet met informatie te geven en begin ook niet met een outline, zodat zij al weten wat hen te wachten staat.
3 – Lettergrootte
Voor de leesbaarheid van het publiek is een lettergrootte van minimaal 30 aan te bevelen.
4 – Aantal woorden
Om de aandacht vast te houden, is het raadzaam om niet meer dan 16 woorden op een sheet te plaatsen. Als er meer op staat, gaat het publiek eerst lezen en veronachtzaamd jouw verhaal.
5 – Opsommingstekens
Gebruik het liefst geen opsommingstekens (Bulletpoints). Dit leidt alleen maar af. Weet, dat jouw verhaal beter in het geheugen blijft hangen, dan de informatie op een sheet. Het sheet is ondersteunend aan jouw presentatie.
Men is al snel geneigd om de opsommingstekens geregeld te gebruiken. Dat gaat de aandacht daar naar toe. En hoe meer je ervan plaatst, hoe meer men dat gaat lezen en hebben zij minder aandacht voor jouw verhaal.
6 – Video
Een actueel filmpje is het meest pakkend. Maar heb je een perfect filmpje, dat misschien al oud is, dan kan dat natuurlijk ook.
Belangrijk is altijd, dat je vooraf ter plaatse checkt of de filmpjes ook werken. Als dat niet het geval is en je moet ter plaatse dit oplossen, zal de aandacht naar jou verslappen.
7 – Presentatorweergave
Je bent bezig met jouw verhaal, maar weet even niet meer welk volgend sheet er komt. Schakel dan vooraf de presentatorweergave in. Alleen jij kunt op jouw scherm zien welk shet de volgende is. Het publiek ziet dat niet.
8 – Fysiek optreden
Waak er voor, dat je continue heen en weer loopt. Dat wordt uiteindelijk voor het publiek zeer storend. Je mag je handen en armen gebruiken om iets aan te wijzen of te benadrukken. Let dan wel op, dat je daarna weer in de uitgangspositie terug gaat.
9 – Interrupties
Wees erop voorbereid, dat er tijdens de presentatie er interrupties van de deelnemers kunnen komen. Dat kan jou uit balans brengen. Noteer snel voor jou zelf op welk niveau je na antwoord te hebben gegeven, jouw presentatie voortzet.
10 – Visuele info
De visuele info moet jouw presentatie ondersteunen. Dat is het uitgangspunt. Dus heb je een boodschap, breng dat dan met een pakkend beeld. Dat blijft beter hangen.
Uit onderzoek is gebleken, dat grafieken, in welke vorm dan ook, zelden de gewenste uitwerking hebben. Vermijd dit in principe.
11 – Concentratie
Doorgaans zal het publiek circa 10 minuten zich goed kunnen concentreren. Daarna wordt het minder. Zorg dan voor kortdurende presentatieblokken. Pauzeer na 45 minuten even, zodat men zich weer kan opladen. Ook kun je groepsoefeningen of rollenspellen gebruiken om hen te resetten.
12 – Accenten
Als je accent wilt leggen op bepaalde onderwerpen of statements, pauzeer dan 2 seconden, zodat het publiek het even kan laten bezinken.
5 – Afsluiten
Sluit de presentatie af met het geven van gelegenheid tot het stellen van vragen. Beantwoord die en zorg voor een sterke afsluiting (Call-to-action).
EIndig niet met een sheet vol met vragen, waar je dan ongevraagd antwoord op geeft. Dit wordt soms gebruikt om al het voorgaande te verduidelijken. Helaas komt dit de presentatie niet ten goede.
